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Posted on 十二月 21, 2012 in 簡報技巧 | 0 comments

動人的文字,精簡而通俗

在簡報的設計中,如果「文字元件」是烹飪的食材,而「軟體功能設定」是調味料,那麼要做好一道菜,您還需要熟練的技術與火候,也就是接下來要介紹的「文字設計原則」。亞里斯多德(Aristotle)在他的著作《修辭學》(Phetoric,350 B.C. )中提到,一個成功的論證應該包含三個要素:第一、能夠說服他人的手段;第二、使用的風格或語言;第三、論述內容妥善配置。在簡報上,我們同樣可以借用這三個要素,歸納出文字設計的原則。

文字內容是講者的中心思想,也是整場簡報的「劇本」。回想現實生活中的戲劇,如果劇本內容空洞無聊或雜亂無章,就算導演在劇中安排俊男美女,或是加上絢麗的聲光特效,最終還是無法感動觀眾。所以在設計簡報之前,應該要好好規劃內容架構,並清楚而有邏輯地安排。在過去文章中《心智圖,發展簡報架構的好工具》所介紹的 心智圖 就是簡報企劃很好的工具,並可以協助講者設定演說範圍。接下來將先探討如何運用「簡化」的技巧,讓您的簡報文字 精簡通俗 動人

 

很多人都在討論,簡報中的文字要多少比較適合?中國文學家 林語堂 提供一個簡單的原則,他說:「一篇精彩的講演,應該像少女的迷你裙,越短越好」。一般在設計簡報時常會誤以為,要把一張幻燈片的畫面全部塞滿,才是認真負責的表現。但其實過量的訊息會對溝通造成干擾,聽眾無法在同一時間處理太多訊息,當一個畫面有滿滿的資訊時,聽眾的注意力會轉移到文字閱讀上,也就意謂著無法專心聽講者說話。比較好的方法是條列重點或關鍵字,內容細節則由講者口頭說明

以下圖幻燈片為例,當您第一眼看到時,大腦首先的反應是「畫面有很多字」,接著大腦會習慣性地對文字細節進行理解。也因此簡報中的文字越多,聽眾就會花越多時間在閱讀理解,因而容易造成反(簡報文字)為(講者說話)的狀況。

龐雜的文字

龐雜的文字

 

而下圖中,畫面 文字簡潔清楚,搭配相關的影像,讓人容易聯想與理解。

精簡的文字 + 相關的影像

精簡的文字 + 相關的影像

 

簡報中的文字,常使用兩種簡化方法:標題化項目條列

1標題化

好萊塢有一項鐵則:「若是不能用一句話就讓人覺得有趣,那麼電影肯定不會賣座」,簡報也是如此。所以講者必須精心打造簡潔有力的標題,用簡單一兩句話來吸引聽眾的注意,或是說明對他們的好處

賈伯斯(Steve Jobs)瞭解簡單所帶來的力量,他在標題設計上常運用一個技巧:先將論點簡化成「數據」或「比喻」,轉化成聽眾可以感受的「利益」,並使用具有「情緒性」的形容詞挑起聽眾的感性層面。賈伯斯曾以「Hell froze over」的標題作開場,象徵「天下沒有不可能的事」,接著再宣佈Apple公司將與Intel公司進行合作,一句話代表了全部,也充滿了戲劇性,如下圖,巨大的字型搭配適度的留白,會讓人容易聚焦且印象深刻。

(影像來源:Apple iTunes Music Event 2003影片片段)

(影像來源:Apple iTunes Music Event 2003影片片段)

Apple公司過去與IBM是夥伴關係,並共同對抗Windows與Intel所組成的聯盟。但在2005年發表會上,賈伯斯宣佈採用Intel處理器,對死忠的蘋果迷造成了相當大的震撼。西方有句俗語「when hell freezes over」,代表不可能的事;而賈伯斯使用了相反的字眼「Hell froze over」,來傳達天下沒有不可能的事。

另外,您也可以 善用主標題加副標題,第一行用大字型呈現關鍵字或數據,第二行用小字型作補充說明,如下圖。

(影像來源:marcopako版權所有)

(影像來源:marcopako版權所有)

 

如果標題中含有標點符號,要注意別讓標點符號出現在文字最前面,如下圖。

別讓標點符號出現在文字最前面

別讓標點符號出現在文字最前面

 

此外,在標題的末尾要注意斷句,如果斷句位置不佳,也會影響閱讀。

在標題的末尾要注意斷句

在標題的末尾要注意斷句

 

2項目條列

如果單張幻燈片需要傳達多個概念,利用項目條列的方式呈現重點是個不錯的選擇。根據科學家的統計,一般人最容易記憶的數量是三項到四項,所以儘量讓幻燈片上的重點項目保持在這個數量之內。如果真的超過這個數量,建議將重點再細分到多張幻燈片上,如此會比在單張幻燈片塞滿一長串的條列來得好。或者,您可以利用動態的效果,讓重點項目逐次出現(講到哪,秀到哪),讓聽眾一次只聚焦在一個重點,如下圖。

(影像來源:Apple WWDC 2007發表會影片片段)

(影像來源:Apple WWDC 2007發表會影片片段)

 

另外,項目條列搭配簡單的圖像元素,可以強化重點,並產生視覺類比的美感,如下圖。

(影像來源:Apple WWDC 2007發表會影片片段)

(影像來源:Apple WWDC 2007發表會影片片段)

 

此外,簡化除了包含內容的減量,也強調 用詞的簡易,建議在簡報前調查聽眾的背景資訊,並避免使用專業術語,簡單明瞭的合適用詞,將拉近您與聽眾的距離,並增加說服力。也儘量別使用文字縮寫,除非能夠確定聽眾都知道縮寫的意義。如果真的必須使用縮寫,請在第一次出現縮寫時,說明或標示全文與意義。

利用 簡化 的設計方法,可以讓您的演說內容更加清楚有重點,並提高整體內文的可讀性。在下一篇文章《簡報中的修辭學技巧》,Chris 將介紹如何使用 修辭學 中的 強調 技巧,來讓論點更鮮明而提高說服力。

本文章收錄在《Keynote 關鍵報告》一書中,歡迎轉載,請註明出處【簡報。小學堂

「精簡的文字 + 相關的影像」圖片出處:Alex Campos

「賈伯斯的血壓」圖片出處:marcopako

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