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Posted on 一月 16, 2013 in 簡報技巧 | 0 comments

簡報中「結構、簡化與強調」的實際運用

在《簡報,為了溝通而存在》一文中曾介紹有效溝通的設計方法,主要有三個要點:結構簡化強調。接下來 Chris 將以 簡報初稿 為案例,並實際運用結構簡化強調作進一步設計,透過簡單的操作示範,讓您對設計原則有概觀的瞭解。在後續介紹的文章中,許多案例仍會運用結構簡化強調設計方法,屆時您會有更深的體會。

簡報的設計範圍可依大小區分為:整體簡報內容單張幻燈片 單個設計元件,而結構簡化強調的設計方法可以運用在所有項目,以下將分別示範與說明。

 

針對整體簡報內容

  1結構:在《心智圖,發展簡報架構的好工具》文章中,曾經介紹如何利用心智圖來發想簡報大綱,這份心智圖就是簡報所 設定的範圍,也是整體規劃與訊息溝通的藍圖。當我們將心智圖轉換成簡報初稿,就可以利用Keynote的 光桌顯示模式,對所有的幻燈片進行整體檢視,如下圖 。

對所有的幻燈片進行整體檢視

2簡化:先檢視哪些幻燈片可以省略,如果與主題沒有關聯,或是對溝通造成干擾的就可以刪除。接著,檢查每張幻燈片所要表達的概念是否過於繁雜,如果幻燈片有這樣的問題卻又必須存在,建議可以將它拆成多張幻燈片,儘量讓每張幻燈片的概念單純而清楚

通常講者在規劃簡報內容時,常會擔心準備不足,而把過多的論點塞進簡報中,但一般聽眾對於主題的熟悉程度常不及講者,如果簡報中有過多的重點反而會造成資訊負載,不僅讓聽眾無法消化,還倒了胃口。因此,許多簡報專家都會建議,儘量讓一場簡報的重點在三到四項以下,因為這是人們最容易吸收與記憶的數量,而所剩的時間,就是更詳細地論述您的論點。

(3)強調:在演說中要「強調」一個重點有許多方式,其中最簡單有效的就是「重複」。所謂「重複」不只是像錄音機那樣反覆播送,而是環繞著同一個主軸作不同層次的論述,或是換角度深入探討,讓聽眾對議題有更深刻的瞭解。這樣的方式稱為「螺旋敘事法」。螺旋敘事法有點類似「PREP結論優先型」的說話方式(如下圖表),這也是賈伯斯(Steve Jobs)常用的演說技巧 ─ 開場先說「預計要講的重點」,接著「進一步論述這些重點」,最後再提醒大家「剛剛講了哪些重點」。

「PREP結論優先型」的說話方式

簡報不是寫文章,不需要侷限於「起、承、轉、合」的規範,一般來說聽眾更期待一開始就進入重點,所以賈伯斯在一開場,就會先說明這場簡報有哪些重點,而且通常在三到四項之內。這麼做的好處是,可以先在聽眾腦中建立該場演說的路線圖,讓他們能有個明確的想像目標,具有安定人心的效果。例如第一點 光桌顯示模式 下的前3張幻燈片,就是該場演說的路線圖,說明了簡報的主題與大綱。

接著,賈伯斯會針對各項重點進行詳細說明,有可能是產品優點介紹、相關產品比較或是實際操作示範,目的都在於釐清聽眾對於該重點的疑問,並進一步提出證明與實例,這個過程會不斷強化聽眾的印象,也把他們的情緒逐次拉高。同樣的方式,您可以在簡報初稿上,根據需求補充所需的幻燈片,例如細部論述、說明理由或提出例證。

在簡報的最後,賈伯斯通常會用一句話或一個小故事來做結尾,以再次「提醒」聽眾整場簡報的重點。最後的結尾非常重要,您可以在最後設計一張簡潔有力的幻燈片,像是一句口號或動人的影像,因為在一場簡報中,聽眾會記得的通常是結尾的部分。

 

針對單張幻燈片

  1結構:結構就是設計最佳的視覺溝通邏輯,幫助聽眾理出「訊息動線」,如同報章雜誌的編排,重視視覺的閱讀性。當決定訊息動線後,接著就可以再使用簡化與強調,把視覺焦點的優先順序安排出來

  2簡化:當您要將設計元件置入幻燈片前,請先留意它對聽眾的理解是否有幫助,與幻燈片的概念不符,或是會造成干擾的元件都可以去除,例如:文字內容過於龐雜、過多的圖片裝飾、漫無目的的動態特效或擾人的音效等。

  3強調:強調的方法不是只有強化,透過弱化其他次要元件也可以達到同樣的效果,您可以將重要的部分強化10%,次要的部分弱化10%,透過調整元件的大小、顏色或透明度等,都可以讓重點凸顯出來,如下圖。

幫助聽眾理出「訊息動線」

針對單個設計元件

  1)結構:在每一個設計元件中,都還是有它的「訊息動線」。例如下方的表格元件,訊息量非常多,如果沒有邏輯的資訊結構與視覺安排,就會讓觀眾陷入視覺迷霧。

  2簡化:元件的設計也是為了溝通,如果其中有干擾的元素就應該刪除,例如:文字的特效是否影響閱讀、影像是否可裁切不必要的部分、圖表上是否有非必要的圖示等。簡化最後的目標,就是讓訊息清楚而直接。

  3強調:您同樣可以利用「重要部分強化10%,次要部分弱化10%」的方法,對元件的屬性進行調整,例如改變局部的大小或色彩,或是在重點項目上做額外的標示,如下方幻燈片上的表格,就是利用這些方法來強調重點項目。此外,強調還有另外一種作法,就是直接替換元件的形式,例如以有力的影像取代繁雜的文字,或是用簡潔的圖表取代複雜的表格,俗話說:「一圖、二表、三文字」,就是這個道理。

單個設計元件的強調方法

本文章收錄在《Keynote 關鍵報告》一書中,歡迎轉載,請註明出處【簡報。小學堂

本文封面圖片出處:Sidereal

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