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Posted on 十二月 1, 2012 in 簡報技巧 | 0 comments

簡報的三項關鍵性成功因素(下)

上一篇文章透過圖解說明簡報的構成元素與運作過程,可以歸納出三項簡報成功的關鍵性因素:以人為本明確目標精心設計。接下來,將針對各項重點詳細說明。

 

一、以人為本

請先回想最近一場讓您感覺無聊且疲勞轟炸的簡報。當時講者是否只顧著自言自語,完全不關心您的感受?不被尊重的感覺是否讓您分秒難耐?接著,再換個時空背景與身份。現在您是講者,回想過去任何一場失敗的簡報經驗,是否當時曾抱持以下的想法:簡報只是例行工作,我只負責把稿子唸完;我是講者,我想說什麼就說什麼;無論在哪一場簡報,不管聽眾是誰,我都用同樣的方式來傳達。

原來,當講者忘記「聽眾」才是簡報的主角時,演說就已經失敗了。人們最習慣關注的是「自己」,如果訊息與自己無關,就不會感到興趣,如果聽眾感覺不被瞭解與尊重,就不可能支持講者的「偉大」計劃。所以簡報第一個關鍵性成功因素就是「以人為本」,以尊重的精神瞭解聽眾的背景,同理他們的期待與痛苦,並提供您的解決方案。

瞭解聽眾有許多方式,通常最快的就是向主辦單位詢問。主辦單位可能會從報名問卷或過去經驗,提供聽眾的年齡層、職業與背景等參考,但這僅限於聽眾外在的資訊。如果還要進一步得知聽眾更深層的內在狀態(如立場、認知、期望、抱持的疑惑與問題等),就必須再利用同理心的方式進行發掘,這部分將在另一篇文章《同理心地圖,瞭解聽眾的好工具》中進一步介紹。

 

二、明確目標

瞭解聽眾,就是要瞭解他們的痛苦與期待。聽眾絕對不希望聽到一場漫無目的的閒聊,他們想要清楚知道講者可以提供什麼、幫忙解決什麼問題或是提供什麼建議,也就是講者必須引領他們前往的目的地。這個目標越明確,簡報成功的機率就越高。

因此,簡報第二個成功關鍵就是「明確目標」。訂定明確目標可以確保講者和聽眾都朝同一個方向前進,如果講者自己都不清楚目標,又怎能期待聽眾到達什麼地方?如同作戰計畫,一定先要有明確的作戰目標,後續的戰略與戰術才能有所依據。下方金字塔結構圖可說明簡報各層次的依存關係。

三、精心設計

設定明確目標後,簡報的最後一個成功關鍵就是透過精巧的設計將聽眾引導至目的地。簡報的本質就像是一場表演,有觀眾、主題、劇本、舞台與演員(講者),所有的表演都需要經過設計,大到每一個場景主題,小至每一個鏡頭語言,導演越用心,就越有機會打動聽眾的心。

以 賈伯斯(Steve Jobs)為例,他把每一場產品發表會都當作是表演,演講前會與工作人員一同思考,如何設計出最具戲劇張力且打動人心的「劇碼」。就連賈伯斯這樣的演說高 手,都會在產品發表會的前幾週就開始綵排,無論是場地、燈光、幻燈片投影效果、講者肢體動作與走動位置、配合演出的講者、產品與道具搭配等,他都精準地要 求每一個細節,也因為這樣縝密的設計與練習,才有辦法創造出場場令人驚豔的演出。正所謂「台上十分鐘,台下十年功」,成功的簡報必須經過反覆練習,精彩的演講都是經過縝密的設計

 

只要掌握簡報的三項關鍵性成功因素,把「把聽眾放在第一位」、「為簡報設定明確的目標」、「用心設計與練習」,相信您也會是一位簡報高手!

本文章收錄在《Keynote 關鍵報告》一書中,歡迎轉載,請註明出處【簡報。小學堂

本文封面圖片出處:Friutz

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