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Posted on 四月 4, 2015 in 授課歷程, 簡報技巧 | 0 comments

非生活化簡報,讓外行聽懂,讓內行更懂

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上一篇 文章在說明,當你的簡報題目是屬於「生活化」類型時,如何透過「」、「」與「」加以改善,來達到「讓聽眾心動,且願意行動」的目標。而本篇文章,則是參考我的老師 楊田林先生,針對另一種「非生活化」類型的主題進行解析,根據簡報的「」指出常容易犯的錯誤,並給予建議方向。

「非生活化」簡報是指專業領域較艱深的主題,例如:實現低功耗與高效能運算之多核心CPU架構、卜瓦松分配和指數分配的關係…等,也因為內容較為艱深,如果表達不清讓聽眾造成疑惑,說服力就會大大折扣。所以,評估「非生活化」簡報好壞的關鍵在於「如何讓外行的人聽懂,讓內行的人更懂」,而達成這個目標第一個步驟是:聽眾的屬性

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聽眾屬性可簡單分為以下三種狀況:第一、聽眾主要不是該領域的專家,也就是 外行人 居多;第二、聽眾主要是該領域的專家,也就是 內行人 居多;第三、外行與內行的聽眾 都有。第一種狀況你會面對的問題是,如何讓簡報深入淺出,幫助外行的人都可以理解;第二種狀況你要面對問題是,如何讓內行的人肯定你的專業,並且有新的收穫、見解與啟發;而第三種狀況的問題最難,通常是第一、第二種狀況的加總。

針對「如何讓外行的人聽懂,讓內行的人更懂」這個目標,Chris 提供以下策略,分別從「」、「」、「」、「」與「」加以改善。

首先,「」就是設定明確的目標,在 上篇中篇 文章都有提到,簡報前要先釐清3W問題(WhoWhatWhy)。Chris 認為「非生活化」簡報「如何讓外行的人聽懂,讓內行的人更懂」的重要關鍵在於,事先瞭解聽眾的「起點行為」。所謂的「起點行為」就是聽眾一開始對主題的認知程度,是外行?還是內行?還是兩者都有?

聽眾的「起點行為」會影響簡報的策略,例如:聽眾外行、內行都有,要以誰為優先?是以大部分的聽眾?還是針對關鍵對象?簡報策略也會影響後續的架構、內容、設計與表達。如果簡報像是電台廣播,那麼釐清聽眾的「起點行為」就像是收音機的調頻,一開始要頻率一致,接下來的訊息傳遞才會順暢。

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第二、「」是支撐簡報的架構,也是內容之間的邏輯脈絡。因為「非生活化」簡報的內容相對艱深龐雜,如果缺乏清晰的架構與脈絡,聽眾很容易就迷失其中。架構就像是簡報的藍圖,它的目的是幫助聽眾快速理解,也會讓你看起來更加專業、有說服力。架構不單是簡報的大綱,它還可能是論點與論點之間的關係、投影片之間的關連性,或是一張投影片重點項目出現的順序。如果簡報中的論點、案例、故事…等內容是一顆顆的珍珠,那麼架構與脈絡就是串起這些珍珠的那條線,我們要給聽眾看的是一串項鍊,而非一盤珍珠。

如何設計清晰的架構與脈絡?你可以先問自己:「簡報的重點是否存在著順序,而它們之間又存在著什麼關係?是時序、層級、對比、地點,還是其他?」Chris 舉工作進度報告為例,如果你選擇了「時序」當成重點之間的關係,那麼工作進度報告的邏輯架構就會像是:我上週做什麼、本週做什麼、下個月預計做什麼。邏輯是一種思維習慣,既然稱為習慣就表示可以學習和培養。我會建議你多觀摩、累積一些邏輯思維的架構,並試著練習挑選合適的架構來設計簡報內容。

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第三、「」就是內容要「深入淺出」,讓人聽得懂、願意聽、有收穫。「非生活化」簡報最容易犯的一個錯誤就是,太過專業,所以我的老師 楊田林先生 常開玩笑說:「請說人話,別說神話」。但不是要你不能用專業術語,而是要考量聽眾的「起點行為」,用聽眾容易理解的語言溝通,例如:聽眾大多是該領域的專家,說行話反而容易溝通。如果現場內行、外行聽眾都有,比較保險的做法是,在第一次出現專業術語時(尤其是外文縮寫),一定要先顯示全文,並加以說明或舉例,這個小動作會影響聽眾後續的理解,所謂「失之毫釐,差之千里」。

很多人會誤以為「深入淺出」就是純粹的把內容簡單化,但它其實是兩個概念,你必須先「深入」,才能達到「淺出」,也就是你必須先對一件事物有深刻通透的瞭解,才能再利用聽眾容易理解的方式表達。真正的「深入淺出」蘊含了三個重點:簡化深化轉化,你可以透過不同手法來達成這個目標,例如:比喻、對比、案例、故事、數據…等。「淺出」是表象,「深入」才是真相,也就是 達文西 所說的:「簡單,是最高級的複雜」。

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第四、「」就是視覺設計,因為「非生活化」簡報的內容相對艱深龐雜,所以「如何讓人看得清楚」會是幫助聽眾理解的重要關鍵。Chris 會建議你使用「一張投影片,一個重點」的設計原則,這個原則常被誤解為「圖大字少」的簡報設計,但實務上,「非生活化」簡報通常是專業領域的知識,過度的簡化反而會造成聽眾理解上的困難,簡報既然是「設計」,就必須回歸到「協助溝通」的功能,而非過度簡化難以理解的「藝術」。

一張投影片,一個重點」有二個核心精神,第一、「觀點,才是重點」:也就是一張投影片的訊息多寡不是重點,一張投影片的「觀點」是否清楚才是關鍵,所有的訊息都在幫助釐清這個觀點。第二、「單一時間,單一重點」:有時候我們可以將訊息切割成多張投影片,每一張投影片都有一個觀點,但有時候訊息卻無法切割,這時候就可以利用動畫效果,讓訊息分次出現,讓你可以講到哪裡,秀到哪裡,這兩個方法都是在幫助聽眾理解。

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最後,「」就是上台表達,很多人都會抱持這樣的疑惑:「非生活化」簡報很專業,應該很難互動吧?Chris 的經驗是,的確很難互動,但也因專業性的內容艱深難懂,所以更不能忽略了互動。既然簡報的本質是「溝通」,就必須確保雙向的訊息是有發、有收;有傳、有回,互動就是最好的方法

請別把「互動」誤以為是「活動」,「溝通」是簡報的目的,「互動」只是達成目的的方法,千萬別本末倒置,搞的花招百出反而模糊了焦點。「互動」真正的意涵在於「營造對話的感覺」,對話並不代表要一直問聽眾問題,因為過多的問題反而會給人壓迫感。一個簡單的提問、讓聽眾複誦、安靜留白讓聽眾思考、貼心地確認聽眾是否跟上、說故事…等,都是簡單又不失專業的手法。互動最終的目的在於,讓聽眾引起動機參與其中幫助聽眾理解並釐清問題

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最後,你可以發現「非生活化」簡報的「髓、骨、肉、皮、氣」,設計的重點都在於幫助聽眾理解,以達成「如何讓外行的人聽懂,讓內行的人更懂」的目標。

透過這一系列的文章,目的是要幫助你更精準拆解簡報「」的屬性與重點,又能掌握它們之間的關係與全貌。未來無論你是在準備一份簡報,或是在台下當聽眾,都可以運用「」的概念自我精進。最後,送給大家一句 Chris 很喜歡的格言:「不是厲害,才開始;是開始,才能厲害」,相互勉勵!

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本文章歡迎轉載,請註明出處【簡報。小學堂

本文封面圖片出處:Robertson Cooper

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