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Posted on 三月 30, 2015 in 授課歷程, 教學方法, 簡報技巧 | 0 comments

生活化簡報,讓聽眾心動,且願意行動

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上一篇文章 Chris 先將簡報的「」拆解說明,讓大家有初步的掌握。本篇文章則是透過兩種不同的簡報類型,說明評估的關鍵,再根據「」指出常容易犯的錯誤,並給予建議方向。

我的老師 楊田林先生 擁有30多年的企業講師培訓經驗,看過上萬份的教學及簡報演練,他將演練的題目簡單分為兩類:「生活化」與「非生活化」。這樣的分類只是初步歸納,而不是非黑即白的二分法,所有的題目都可能是「生活化」與「非生活化」的結合,只是兩者所佔的比重不同而已。

所謂「生活化」就是一般人常容易看到的主題,例如:溝通技巧、專案管理、正向思維,或是講者的生命故事…等;所謂「非生活化」就是專業領域較艱深的主題,例如:實現低功耗與高效能運算之多核心CPU架構、卜瓦松分配和指數分配的關係、和諧世界與亞太權力平衡…等,你可以從題目明顯感覺這兩種類型的差異。「生活化」與「非生活化」題目也會有交集的部分,例如環保議題,可以只講生活中的環保概念、日常踐行方案與行動,也可以講很艱深的環保專業知識技能。

楊田林老師 也指出「生活化」與「非生活化」的題目,其一開始的規劃策略、表達的重點與常發生的錯誤皆有不同。Chris 試著將這樣的概念延伸到簡報,並從「」不同面向進一步剖析。

我們先來看「生活化」的簡報。這種類型的簡報,因為聽眾平常可能接觸過,所以大部分不陌生。「生活化」的簡報要講到大家都懂,不難;但要講到大家都不懂,很難,所以「聽眾懂不懂」只是基本的條件,它不是評估這份簡報好壞最重要的因素。

評估「生活化」簡報好壞的關鍵在於「如何講到聽眾心動,且願意行動」。例如有一份簡報的題目是「環保大家一起來!」,這個主題大家平時都有接觸,每個人也都瞭解、也同意環保的重要性,但重點是「知道」和「做到」往往是最遙遠的距離,所以評估這份簡報是否成功的關鍵在就於,是否能避免老生常談,對聽眾有所的啟發,聽完之後他會願意行動

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針對這個目標,Chris 提供三點策略:從「」、「」與「」加以改善。

首先,「」的部分就是設定明確的目標,並分為「簡報前」與「簡報時」改善方法。「簡報前」應避免一開始就打開電腦做簡報,取而代之的是先釐清以下三個問題,先問自己:「聽眾背景為何?聽眾心中有何期待?」;接著再問:「這場簡報的溝通重點為何?希望聽眾獲得什麼樣的想法或感受?希望聽眾會有什麼行動?」;最後問:「這場簡報對聽眾有什麼好處?說服的策略為何?」

這三個問題都是在幫助講者換位思考,聽眾的需求越具體,目標就越清晰。當目標確定後,接下來的「」就要聚焦在這個目標上,用一個最簡單的方式來檢核,就是當在設計架構、內容、設計、表達時,都要問自己:「這是否與目標有所關聯?

當「簡報前」完成這些動作後,基本上就已經解決大部分的問題。接著是「簡報時」的改善方法,你可以在一開場就先說明這場簡報的目標,簡單來說就是「一開場,就講結論」。中間內容就圍繞著這個目標加以闡述,並環環相扣。並在簡報的結尾,再利用一個小故事、一句名言或一段呼籲重申結論,加強聽眾的印象。

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當解決「髓」的問題之後,接下來第二、第三點「」與「」的問題就可以一併來看。「生活化」的內容要讓人有所啟發,避免老生常談或流於口號,最好的方式就是 講故事(或舉例子)。講故事若依素材來源,又可簡單分為兩種:親驗故事他驗故事,所謂親驗故事就是自己發生的故事,他驗故事就是別人的故事。

這兩種故事,以親驗的效果為佳,因為它是發生在自己身上,感受深刻且獨一無二,所以要選故事,則以親驗故事為優先。但事實上自己可能沒那麼多親驗故事,所以我們也常會講述他驗故事。講述他驗故事有一個重點,就是這個故事一定要經過內化,這樣講出來的故事才會動人。

講故事必須「」與「」兼備,兩者缺一不可。如果故事徒有「氣」的精神層次,但缺乏「肉」的事實層次,那就可能講者自己講得感動,但聽眾聽得模糊,主要原因是聽眾腦中沒有畫面,自然就難以想像與投入。所以講故事必須利用「人、事、時、地、物」的描述,創造場景畫面;利用人物的對話,創造角色個性;再利用電影「剪接」的手法,去除旁枝末節;最後利用「慢動作」或「拉近鏡頭」的手法,營造深刻。

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講故事的另一種反差,就是徒有「肉」的事實層次,但缺乏「氣」的精神層次,講者誤把講故事當成講事情,故事空有內容,但是少了情感的交流,這種狀況較容易發生在講他驗故事。改善的方式是:講故事要自己有感動、有心得,或有實踐。但感動的故事不一定就要有誇張的肢體語言,形溢於衷反而給人匠氣的感覺,甚至造成違和感與不信任感。

講故事最終的目的是「連結」,聽眾會願意跟你連結,最重要的原因是「真實」,當你所言越接近心中真實的狀態,口說己心,言行合一,聽眾才會全心地投入你的故事,才能打動人心,才會信服並願意行動。講故事就像歌手挑歌,選擇一種適合自己的表達風格很重要,有些人很內向,雖然講得平實,效果卻很好,所謂「真誠,就是好材料」,就如波蘭劇場大師 果托夫斯基 所說:「一個真正的表演者,就是一個覺知自己的人,摒棄華麗的外在,用內心、肢體去傳達感動的內容」。

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以上,當你的簡報題目是屬於「生活化」類型,透過「」、「」與「」加以改善,就容易達到「讓聽眾有心動,且願意行動」的目標。下一篇文章,則是解析「非生活化」類型簡報,我們下次見!

本文章歡迎轉載,請註明出處【簡報。小學堂

本文封面圖片出處:Impact Communications

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