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Posted on 三月 29, 2015 in 教學方法, 簡報技巧 | 0 comments

簡報要給力,髓骨肉皮氣

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Chris 的《簡報之五力全開教練班是小班制的實戰演練,會請每個學員準備8~10分鐘的簡報內容上台演練,並且要在上課前5日內把簡報的完成進度寄給我。看完以後,我會Email回覆修改建議,如果純粹看簡報檔案無法理解,我會再約學員透過線上會議釐清簡報的內容並給予回饋。

每位學員演練後,我會帶領大家統整該學員值得學習的優點以及可以改進的點,最後我也會回饋個人的建議,甚至用我的方式重新講一次這份簡報。

有時候私下會被學員問到:「老師,你如何評估一份簡報的好壞?標準在哪?為什麼有時候這位學員講得不順,你會多讚美他?為什麼那位同學明明講得無懈可擊,你還是指出他哪裡可以更好?」

這問題有點難回答,所以我想乾脆就寫成一篇文章,我如何看一份簡報?以及我如何回應每位學員?也就像中醫的問診以及開藥

這中間的心法主要是承襲我的老師 楊田林先生,當然也在許多老師的身上有所學習,最後還加上我個人的揣摩、演變與風格。

第一個問題:我如何看一份簡報?

對我來說,簡報就是一個人的完整呈現,就像中醫講「」,拆解來看有各自的屬性,但彼此之間是關聯且相互影響。看一份簡報既要拆解來看,也要整體來看,這樣才能精準,又含括全貌。

我們先一個個拆解來看,最後再進行統整分析。

一、髓:所謂的「」就是簡報的目標力,它要求的是精確。「髓」就是一個人的中樞,它影響著思維與反應速度,所以我們會看大腦是否思路清晰,脊椎與神經是否可以串起所有部位的溝通。對應到簡報,就是溝通的目標是否清楚,本質是否掌握,並且把這個核心精神傳遞到所有內容中。

如何達到目標精準?檢核重點有三個:1.Who:誰是你要說服的關鍵對象?事前是否對關鍵對象有初步的瞭解?2.What:是否有設定明確的溝通重點,也就是聽完你的簡報後,關鍵對象會獲得什麼樣的想法、感受與喚起行動?3.Why:是否有思考過聽眾為何要對你的簡報買單,你的簡報對聽眾又有什麼好處?

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二、骨:所謂的「」就是簡報的架構力,它要求的是穩固。一個人的高矮與骨骼密切相關,所以我們會看一個人的骨骼是否有歪斜或未銜接之處,而骨質的內在是否有疏鬆。對應到簡報,就是論點架構是否搭建起簡報的輪廓,並彼此銜接穩固地支撐簡報的目標。

如何達到架構穩固?檢核重點有兩個:1.與目標的關聯:論點架構是否圍繞著目標,合情合理且無缺漏?2.論點間的關聯:論點之間是否有脈絡規則?是否能環環相扣以幫助聽眾理解?如果「與目標的關聯、論點間的關聯」無法兼得,則以「與目標的關聯」為優先。

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三、肉:所謂的「」就是簡報的內容力,它要求的是紮實。一個人的胖瘦與肌肉密切相關,所以我們會看一個人的肌肉體脂比是否合宜,是否結實而有彈性。對應到簡報,就是內容份量是否適中,情理調配得宜,吸引聽眾,並且對聽眾有益。

如何達到內容紮實?檢核重點有二個:1.有效:是否讓聽眾聽得懂、有收穫?理性的知識、數據是否足以釐清疑惑?2.有趣:是否讓聽眾願意聽、印象深?感性的故事、呼籲是否足以喚起行動?「有效、有趣」如果無法兼得,則以「有效」為優先。

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四、皮:所謂的「」就是簡報的設計力,它要求的是明晰。一個人的外表可分先天樣貌與後天打扮,所以我們會看一個人的肌膚是否明淨,而化妝是否得宜,並可襯托出一個人的特質。對應到簡報,就是視覺的設計是否清楚,能達成「溝通」的目的並風格一致。

如何達到設計明晰?檢核重點有兩個:1.看得清楚:是否一目瞭然?設計不只是包裝,是否有複雜多餘的裝飾?設計不同於藝術,是否極簡到難以辨識?2.看得舒服:是否賞心悅目?設計是否以內容為優先而不搶戲?是否給人一致性的專業感?「看得清楚、看得舒服」如果無法兼得,則以「看得清楚」為優先。

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五、氣:所謂的「」就是簡報的表達力,它要求的是流暢。「氣」就是一個人的氣質,它影響著給人的最終印象,所以我們會看一個人是否應對得體有內涵,是否言行一致。對應到簡報,就是語言、副語言(音量、音速、音調)、非語言(服儀裝扮、肢體、表情眼神)給人的整體感覺。

如何達到表達流暢?檢核重點有兩個(這邊的「流」指的是流動、氛圍、心流):1.順應團隊的流:簡報不是單向的傳述,是否能察言觀色,掌握聽眾的狀態,並適時調整達成溝通?2.順應自己的流:簡報也不是一味取悅,是否能忠於自己,口說己心,言行合一,保有自我的靈魂。如果說「順應團隊的流」就是聽眾接受,那麼「順應自己的流」就是自己喜歡,真正好的風格是「聽眾接受+自己喜歡」,這兩者比例的拿捏是一輩子的功課。

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以上我先將簡報的「」拆解說明,讓大家可以有初步的掌握,在 (生活化簡報,讓聽眾心動,且願意行動) 與 (非生活化簡報,讓外行聽懂,讓內行更懂) 的文章中我會再舉一些例子,讓大家明白「」之間的關聯性與彼此的影響,對應到簡報的實際案例,它的改善方法又是如何,我們下次見!

 

本文章歡迎轉載,請註明出處【簡報。小學堂

本文封面圖片出處:Point to Fun

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