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Posted on 九月 23, 2013 in 授課歷程, 簡報技巧 | 0 comments

優秀簡報賞析 – 國產實業集團產品介紹

楊志強 先生擔任 國產實業集團 研發室經理,對於公司產品的專業非常瞭解,所以常常代表公司向客戶做業務簡報。因這樣的需求,楊經理特別在簡報與溝通表達方面下了許多功夫,因緣際會,楊經理參加了 Chris第一期簡報公開班。在這篇文章中,將透過  楊經理 精彩的簡報案例,和大家分享值得學習的簡報技巧。

 

● 前言

在第一天課程的前半段,我們透過「結構」、「簡化」與「強調」三原則,並利用了「便利貼結構法」快速發展簡報的架構與雛型,楊經理最後透過便利貼雛型向大家簡介 國產實業集團 的產品特色。接著在課程的後半段,學員將會把「便利貼雛型」轉換成實際的簡報,並利用課堂上所學的簡報設計方法加以美化。

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課程的第二天,是學員的成果發表會,每個人有8分鐘的簡報時間,每個人完成後,老師會引導其他學員給予讚美與建議。楊經理是第三位上台演練者,在演練前,他將自己的筆記型電腦擺放在講台前方的椅子上 (如下圖),並且將簡報軟體Keynote切換為「發表人顯示模式」,這樣便可以在簡報時,利用眼角餘光看見下一張簡報的內容,掌握目前投影片的進度與時間 (如下圖)。從這些小小的細節,可以發現講者的用心與專業。

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以下就透過講者精彩的簡報案例,和大家分享三個值得學習的簡報技巧。

(一) 明確且合理的簡報目標

為簡報設定確的目標,是邁向成功的第一要務。但簡報「目標」不等於簡報「題目」,所謂的「目標」,就是講者設定這場簡報完成後,「關鍵人物」會去完成的「關鍵動作」。舉例:一場面試簡報的目標就是,面試官(關鍵人物) 會錄取(關鍵動作)我;一場工作會報的目標可能是,主管(關鍵人物) 瞭解我的工作進度並提供人力與支援(關鍵動作)。每份簡報都會有一個「題目」,但不一定每一位講者都會事先設定明確的「目標」,但弔詭的是,如果講者都無法設定明確的目標,那又如何要求聽眾到達哪一個目的地?簡報的目標可以歸納成一個公式:「簡報目標」=「關鍵人物」+「關鍵動作」,而設定「明確」且「合理」的目標,則是影響簡報是否成功的重要關鍵。接下來,我們來看講者如何設定8分鐘簡報的目標,讓您更清楚其中的關鍵重點。

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第一就「關鍵人物」來說,簡報是具有強烈說服目的的溝通方式,若對溝通的對象都不瞭解,那就像亂槍打鳥、全憑運氣。楊經理明白這8分鐘的簡報對象不同於平日的業務簡報,講者設定的「關鍵人物」是簡報課的老師同學們,也就是所謂的一般大眾。一般大眾有別於楊經理平日簡報的客戶,簡報對象會決定整個簡報的策略、架構與內容設計。成功的簡報往往是對目標對象有深刻的研究,並且清楚哪些人擁有關鍵的決定權。

接著就「關鍵動作」來說,設定其「合理性」是很重要的,而決定合理性的其中一項因素就是「簡報的時間」。同一份簡報在時間被縮短的情況下,其關鍵動作要達成的「標準」就可能要被調整。舉例來說,一場1小時的簡報,講者要達成的目標可能有三項,但現在簡報的時間被濃縮為8分鐘,其設定的目標就需要被精簡,「時間」對講者來說就像打仗用的子彈,在彈藥有限的情況下,「單點攻擊」會比「多點攻擊」更容易成功,寧願把一個重點清楚且深入的講解,也不要每個重點都點到,但卻不深刻。就好比律師在陪審團面前講了十個重點,結果他們反而一個都沒有記得。

在這場8分鐘簡報中,楊經理所設定的目標明確且合理,就是要讓 簡報課的老師同學們(關鍵人物) 對國產實業集團的品質有信心(關鍵動作),「有信心」是一種心態上的認同,也可以說是一種「關鍵動作」。講者依循明確的「作戰目標」,嚴格地規劃每一個論點、每一張投影片,甚至到每一個案例、每一句話。也因為每個論點、數據、故事都緊緊扣合主題,所以簡報就能簡潔、流暢、而有重點。

 

(二) 理性數據與感性故事並重

許多人常誤以為,在簡報中舉了許多統計數據就能讓人信服,但事實上卻不容易達到效果。因為一般人面對數據時,就容易進入理性思考,而且也會評估數據的資料來源與可信度。統計數據本身多半沒有意義,數據應該用來說明一項「關連」,例如:數據所要關聯的故事、所要引人關切議題、所要觸發的情感等等,重要的是要讓人記住這種「關連」,而非數字本身

理性的「數據」搭配感性的「案例」是不錯的說服策略,因為會讓人感同身受的不會是「數據」,而是背後所引發的議題。在這場簡報中,講者將「數據」做了巧妙的運用!每個數據背後都「關連」著講者想要表達的議題,例如:「921」是連結到講者的生命故事(921地震)、「100,000」代表講者在921地震後訪查了10萬多棟傾倒或毀損的建築物,其中有「1/4」的建築物強度居然不到設計標準的「1/2」,從這幾個數據中,講者希望聽眾可以瞭解,損毀的建築除了地震天災,也包含了人為因素。所以我們一生最重要的居家安全,其建築主體就必須要嚴格把關,數據呈現了事實,並扣合到講者想要引發思考的議題,數據只是個起點,議題才是終點。

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接著我們再進一步探討講者的說服策略,在本次簡報中,講者設定的「關鍵人物」是簡報課的老師同學們,也就是所謂的一般大眾。一般大眾有別於楊經理平日簡報的客戶,所以講者拋開許多專業術語與產品優缺點分析,取而代之地運用了連貫的故事來設計整體內容。講者在一開始花了約一半的時間來講述故事,接著才進入主題,這在短講中算是冒險的嘗試,但也因為講者挑選的案例都相當精采且扣合主題,並都是親身經歷的故事,所以聽起來格外吸引人並讓人信服。

遠古時代還沒有發展文字,人們是憑著說故事來傳承經驗與智慧,所以,喜歡聽故事,是人類的一種本能。回想小時候也都很喜歡聽故事,當我們聽到有人要說故事時,就會直覺地聯對跟我們說故事的家人、長輩或老師,那是一種「分享」的感覺,而不是被「說教」,一種自然而不被強迫的溝通方式。好的故事可以將講者想要傳遞的東西柔性地包裝,並可以在聽眾腦中模擬出真實情境,裡面有理性的事實,也有感性的情緒,讓聽眾好像真實經歷一般,讓人容易接受且信服。因此,最高明的溝通高手,通常都是說故事高手,您回想一下宗教家、政治家與好老師,他們是否都常用故事來代替說教呢?

 

(三) 做好資訊密度的控管

課程教授的「便利貼結構法」,可以快速發展簡報的架構與雛型,這個方法類似電影中的「分鏡腳本」,它不僅讓講者可以隨時增減內容並調整順序,還可以綜觀全局掌握整體流程。透過「便利貼結構法」所設計出來的簡報雛型還有一個特點,那就是容易做好資訊密度的控管,原因是便利貼本身的版面有限,自然就強迫設計者要精簡內容,最好的方式是「一張投影片,一個概念」。

「一張投影片,一個概念」的設計方式有許多好處,第一、簡潔的訊息讓聽眾一目瞭然,一張投影片如果訊息過多就會造成資訊負載,聽眾就需要額外花時間解讀,而在解讀的過程中,就有可能會漏聽講者的重要訊息;第二、將訊息分割在多張投影片可以加快簡報的節奏,適時的動態可以重新掌握聽眾的注意力 (備註:但也要避免過於頻繁所造成的疲乏感);第三、設計容易聚焦、有重點,「一張投影片,一個概念」的設計,在搭配影像就容易產生「單點放大」的效果,這樣設計出來的簡報就會像一張海報,或是一部電影中的分鏡畫面,如下方講者的簡報。

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資訊密度」的簡單公式如下:「資訊密度」 =「資訊量」 / 「單一時間點」 ,舉例來說「一張投影片,一個概念」就是在 一張投影片播放的時間內(單一時間點),只 呈現一個概念(訊息量)。簡報不同於一般文件的閱讀,反而比較像是戲劇,它強調的是訊息公眾性,並有明確的時間順序,通常訊息過了就很難再回頭重新閱讀,所以,投影片(分鏡)一定要做好資訊密度的控管,才能明確、有重點。

但有時候投影片上可能需要同時間出現多個重點項目,這時候我們就可以透過「動畫」的方式,讓訊息「講到哪(單一時間點),才秀到哪(訊息量)」,重點項目分次出現。另外還有一種控制資訊密度的方式叫做「強調法」,例如在上方第28張投影片,講者必須一次呈現大量的表格訊息,這時候就可以將重點訊息強調出來,讓聽眾在第一時間就看出訊息的「優先順序」,並自動聚焦在特定的訊息上。控制資訊密度方法,最主要都是希望達到「一目瞭然」的目的,好的講者其思考可以全面而深入,但在簡報的呈現上一定要掌握簡單易懂的原則。

資訊密度控管」還有另一種層次的思考叫做「刻意留白」。資訊設計專家 Edward Tufte 曾在一篇論文中提及,溝通就「能量動態」可區分為「推」與「 拉」兩種模式,就好比太極中的「陰 / 陽」哲學。所謂的「推」,泛指透過增加內容、形式、規範、指導等方式來改變事物,一般簡報大多是屬於「推」的模式,但如果聽眾一味地感受到被推時,反而會自然產生抗拒,這也是一般講者比較少去在意的問題。

在這份簡報中,講者在訊息量上有「刻意留白」,例如幾張投影片都精簡到只剩下大大的數字,透過畫面的設計將「問題」與「答案」加以區隔,甚至「答案」不顯示出來,而是透過講者解說,這個作法就好像開了個門縫吸引觀眾注意,引起好奇想要瞭解,最後講者才點出答案,自然形成一種「拉力」。另外,講者也透過精采的故事,先引起好奇,再說出原因,最後又拉回想要強調的主題。高明的簡報者會用簡單的圖像、停頓、提問、說故事,以及群眾的互動來吸引聽眾的注意,以「刻意留白」創造出「拉力」,靈活運用「推 / 拉」兩股力量來完成溝通。所以在簡報中,與其提供一個好答案,不如設計一個好問題。

 

● 結語

雖然這是一份介紹公司產品的簡報,但講者運用許多精彩的案例故事,讓聽眾自然地投身到情境脈絡中,並感受到建築主題的「品質」對於生命安全的重要性。講者表裡一致,真誠用心,簡單且流暢地表達,擁有最大的穿透力。從事前的脈絡構思、簡報的視覺設計,到最後上台呈現,楊經理都給人 「專業、真誠、可靠」的感覺,這是一份充滿生命力的優秀簡報案例,Chris 要給您大大的讚賞!

 

 

【簡報黏力學】公開班,第2期(10/19、10/26),招生中!

 

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