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Posted on 九月 3, 2015 in 授課歷程, 簡報技巧 | 0 comments

閱讀型簡報的設計3部曲 – (二) 雛型階段

 

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上一篇文章 介紹的是「閱讀型簡報」設計的 (一)構思階段,最後的成果是一份文案初稿,如下圖。而本文將以《簡報化妝術》公開班文宣簡報為案例,針對 (二)雛型階段 做進一步說明,分享在 雛型階段 的設計心得與注意事項,以及你如何運用。

( 點選可看大圖 )

 

在第一篇文章中有提到「閱讀型簡報」只提供對方閱讀,講者沒有當面講解,所以設計重點會更注重在「如何掌握觀眾的注意力」。上篇文章提到,在構思階段是利用「問題設計」來「吸引觀眾注意力」,接下來困難點則是如何「維持觀眾注意力」?

維持觀眾注意力的方式有很多,我用的是:透問題與解答的鋪陳,營造出一種對話效果。但你可能會好奇:「營造對話的效果會很難嗎?」回想一下,在生活中跟某些人對話很順暢,但是跟某些人對話就是卡卡的,差異在哪?就在對話的內容是否 有脈絡合邏輯,「閱讀型簡報」的設計也是如此。

如果簡報就像是一場電影,文案 就像 劇本投影片 就像 電影畫面,將文案轉換成投影片,就像是導演將劇本拍攝成電影。導演在開拍之前一定會先製作「分鏡腳本」,它的用途是構思電影畫面是否有脈絡、合邏輯的工具,例如下圖就是《魔戒》電影的分鏡腳本。簡報也跟電影一樣,可以在製作投影片前先設計「分鏡腳本」,也就是所謂的「雛型簡報」。

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但你可能會好奇問:「不是文案出來後直接做投影片比較快嗎?為何還要花時間做雛型簡報?

回到簡報實務,如果一拿到文案就開始設計投影片,就好像導演跳過「分鏡腳本」直接進入拍攝,因此常會遇到以下狀況:

(1) 太注重畫面的細節,而忘記整體的脈絡,投影片很漂亮,但前後邏輯不對
(2) 有可能前面花很多時間設計投影片,導致後面沒有時間思考結尾,頭重腳輕
(3) 花了很多時間「刻畫」投影片,但後來發現這張投影片與目的無關,但卻捨不得刪掉,造成目的不清

所以,雛型簡報 是幫助你用最低的成本先將整體脈絡構思清楚,以減少邏輯錯誤所浪費的時間。就好比蓋房子前一定先要有「藍圖」,等設計圖確認後再將它轉換成「雛型」,最後進行才進行施工。所以,簡報製作一樣可以分為三個階段:「筆記文案」→「雛型簡報」→「投影片」,而我通常會花80%心思在前面二個階段。無論是 藍圖雛型,他們的目的只有三個:「溝通、溝通、再溝通」,跟業主、執行者、客戶溝通,有效降低彼此的落差與犯錯成本。

prototype雛型簡報 在工作實務相當實用,例如:主管交代做一份簡報,往往只知道大概的方向,如果過程中少了與主管的溝通與確認,因邏輯錯誤被修改的機會相對很高,甚至打掉重練。如果你願意花一點時間將 文案 轉換成 雛型簡報,透過雛型簡報來跟主管確認簡報的脈絡與重點,將幫助你有效降低修改成本,提高工作效率,當你可以準確完成主管交代的工作,在主管心中的價值自然會提升!

另外,在簡報實務也會發生一種狀況,就是這份簡報需要多個人一起完成。過去做法很可能是由一個人統籌分配,大家再分頭進行,最後再由統籌者彙整,但人算不如天算,往往會發生 (1) 組合不起來、(2) 脈絡不順暢、(3) 風格不統一 的問題。

如果大家願意花一點時間將目標、想法、脈絡先溝通清楚,並完成 雛型簡報,接著再分工執行,一定可以大大提升團隊的工作效率,成員輕鬆,統籌者也省事!

關於更多如何設計 雛型簡報 的方法,大家可以參考我過去寫的一篇文章《將心智圖轉換成簡報初稿》,裡面有簡單的實務操作說明。而下圖就是《簡報化妝術》文宣的雛形簡報,這份雛型簡報有個特色,就是利用投影片的背景色來進行架構設計,顏色越深的投影片就是越上層架構,色彩分類的好處是容易看出內容層級,提高思考效率。

( 點選可看大圖 )

 將 雛型簡報 完成後,(二)雛型階段 就告一段落。《下一篇文章》將針對 (三)設計階段 做最後說明。

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