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Posted on 九月 3, 2015 in 教學方法, 簡報技巧 | 0 comments

閱讀型簡報的設計3部曲 – (一) 構思階段

 

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本文跟大家分享的是「閱讀型簡報」該如何設計?

所謂「閱讀型簡報」指的是這份投影片只提供對方閱讀,講者沒有當面講解,所以「如何掌握觀眾注意力」就變成這份簡報設計的關鍵點。我以《簡報化妝術》公開班文宣簡報為案例,分享其中我的思考與製作過程、網友給我的具體建議、我調整的方式,以及簡單的心得分享。

我把這份簡報的製作分為三個階段:(一)構思階段、(二)雛型階段、(三)設計階段,而本篇文章主要是針對 (一)構思階段 進行說明。

在構思階段我採用的是「類比式思考」,也就是將我腦中的想法透過「手寫」方式做大體的呈現,有可能是 心智圖 (可參考這篇文章)、便利貼、塗鴉、甚至只是一堆關鍵字的拼湊,想到任何點子就先丟出來,我把這個階段比喻成「用手眼思考」的過程,因為過去經驗告訴我:「關掉電腦,人腦才開始啟動」。透過這個過程可以將你腦中混沌的想法「視覺化」,並且讓你有機會找出其中的關聯性

閱讀型簡報」因為受限講者無法當面講解,所以一開始「預先擬定問題」就非常重要,這怎麼說呢?「閱讀型簡報」是沒有強制性的,也就是如果一開始沒有辦法引起對方動機,觀眾可能就不看了,不像一般簡報情境,觀眾要離席的成本相對是高的,而引起動機最好的方法就是定義明確的問題,而且是觀眾切身感受的問題

人對於單向傳遞的溝通方式容易喪失注意力,但如果中間有提供一些可引發思考的問題,就容易保持觀眾的注意力,就好比偵探小說一樣,剛解完一個謎,另一個謎又緊接著出現,聽眾自然會跟著問題尋找答案。透過一問一答的方式可以營造對話感覺,就好像講者與讀者在進行一場溝通,吸引觀眾產生好奇並願意看下去。

所以,在這個階段我不是急著思考內容要如何寫,而是要如何預先擬定問題?定義問題的方法也很多,其中最廣為人知的就是6W2H法 (WhyWhoWhomWhatWhereWhenHowHow much),我就挑幾個重要的關鍵(Why、Who、What、How),來當作這份提案所要解答的問題,如下圖。

預先擬定問題的好處是:幫助自己抓出核心價值,也讓後續發展出來的內容有聚焦標的

( 點選可看大圖 )

預先擬定問題後,接下來的作業就輕鬆許多!這時我才打開電腦的文字編輯軟體(可以用你自己喜歡的就可以,我自己偏好「記事本」,因為它很簡陋,所以不需花很多心力去思考排版與美編問題)。

首先我會將定義的問題打到筆記本上,當作我的內容大綱,接著再依問題大綱寫下解答與方案。在這階段只要想到什麼,一樣都可以打上去,位置隨時可以換、隨時可以做增減。如果不是很確定這個點子要不要保留,我會建議再開一個暫存區將它們移過去,避免想要保留卻回不去的悲劇。

我把這個階段稱之為「用打字來構思」,所以我建議不要一開始花太多心思在思考文字的精準度,有時候我只會先打關鍵字,等一段時間後內容比較多了,再整體去看項目順序分類位置、分類項目下的數量比例,最後差不多都完成後,再去順文字的內容,成果如下圖。

這份文稿完成後,接下來請別人先幫你過目很重要,而我的老婆就是最好的文案顧問,因為她不熟悉這領域,所以相對會比較客觀。等她看完後,我會問她幾個問題:「妳覺得這份文案想強調的重點是什麼?看完後會想要更進一步了解嗎?」如果答案是否定的,那就要再調。

( 點選可看大圖 )

前面提到的 6W2H法 只是幫助你快速定義問題,但自己還是要根據簡報的對象與目的「找到合適問題。如果你眼睛夠利,會發現我在筆記本上寫的分別是:

‧Why:為何要開這堂課?目的為何?
‧Who:這門課適合誰?
‧What:學員可以獲得什麼?
‧How:這門課如何達成?

但轉換到電腦記事本上卻剩下 (Why、What、How),我把Who合併到Why,這是因為三個問題比四個問題容易記憶,只要合理的歸納都行得通。

當我們確定合適的問題之後,最後一個步驟就是「安排問題順序。在講安排問題順序之前,我先推薦一部很棒的 TED 演講《Simon Sinek:偉大的領袖如何鼓動行為》,Simon Sinek 在演講中提到一個簡單卻很有力量的理論叫做 黃金圈,簡單來說就是將訊息透過 Why → How → What 的順序來傳遞,幫助你增加說服力的方法。關於這個理論我就不多加敘述,如果想更進一步了解,可以先看這部影片,或參考 Simon Sinek 寫的書《先問,為什麼?啟動你的感召領導力》。

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如果你眼睛真的、真的、非常利,那你會發現我的順序是(Why → What → How),但黃金圈的順序是(Why → How → What),沒錯!我把 What 往前調了。

一開始 Why 講的是 目的,放在前面說明「為何要開這堂課?這門課適合誰?」是幫助觀眾聚焦,所以放在開頭合情合理;How 講的是 做法,說明「這門課如何達成?」,內容會偏 說理 層面;而 What 講的是 成果,說明「學員可以獲得什麼?」,內容會比較偏 利益層面。而一般觀眾比較喜歡「先聽到利益,再了解做法」,如果利益不是自己想要的,就沒必要再花時間了解做法,因此,利益做法 兩者的順序也會影響說服力。

再次強調:「閱讀型簡報」觀眾的離席成本是很低的,引起動機是非常重要的。而我使用的方式有兩個:(1) 一開始就說明目的(Why)、(2) 接著馬上讓聽眾感受利益(What),當這兩個方式引起觀眾動機,他們才有意願了解「該如何去達成?(How)」。

透過(1)預先擬定問題(2)挑選合適問題、(3)安排問題順序 三個步驟,最後《簡報化妝術》公開班文宣簡報以 (Why → What → How) 順序作為架構大綱。這個三個步驟不僅可以用在「閱讀型簡報」的架構設計,也可以幫助你在 短時間報告 觀眾意願不高 的簡報情境,掌握觀眾注意力,且有脈絡地說明

 

將文稿完成後,(一)構思階段 就告一段落。《下一篇文章》將針對 (二)雛型階段 做進一步說明。

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