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Posted on 三月 5, 2013 in 授課歷程, 簡報技巧 | 0 comments

精妙的簡報,需要「斷捨離」

在上一篇 文章 介紹了我參加【幸福行動家同學會-  第一顆種子】活動,並透過7分鐘的短講來導讀《CURATION策展的時代》這本書。這場演講原本的時間是 30分鐘,我預計要導讀 2本書、3故事、5句話,最後還會帶一個小活動。後來,因為時間的因素,演講要濃縮為 7分鐘,以下是我的「臨時作戰策略」分享。

 

 

曾經在《簡報的三項關鍵性成功因素(上)》一文中提及,判斷簡報是否成功的標準其實相當簡單,就是演講結束後,「聽眾」是否有到達講者所設定的「目的地」目標越明確,作戰計畫就越清楚,演講就越容易成功。所以,一開始我就替該場演講設定了三個「訊息傳達」的目標,我想要讓大家清楚: (1) 什麼是策展、(2) 人人都可以策展、(3) 「伯樂」+「千里馬」的相互賞識且彼此合作的關係。

另外,我也會設定除了「訊息傳達」外的目標,例如:觀眾最後的情緒演講後聽眾的行為反應 等等。在這場演講,我最在意的是「觀眾最後的情緒」,如果用一個字來形容它,我希望是「感動」。

當我清楚「聽眾」,也確定「目標」後,接下來就是如何將聽眾「移動」到設定的目的地。原本的 30分鐘演講,我已經規劃好聽眾的情緒曲線,如下圖。但後來減為 7分鐘,如果以同份簡報內容來講,勢必達不到我所設定的目標。

聽眾的情緒曲線

聽眾的情緒曲線

 

在「目標」不變,以及「時間」縮短的情況下,我就必須透過 改變聽眾情緒曲線的「斜率」才能達成任務。過去我也有遇到時間被縮減的狀況,那時候我誤以為只要講快一點,或快速地切換到下一張投影片,就可以改變「斜率」,後來事實證明是反效果。因為人在同一時間內可以接受的訊息量是有限的,如果超過這個量,就會是負荷,並造成干擾,聽眾的情緒也就不一定會朝講者要的方向前進。

改變聽眾的情緒曲線的「斜率」

改變聽眾的情緒曲線的「斜率」

 

如果一場演講平均以 90分鐘來計,那 30分鐘的演講可說是「中講」,而 7分鐘的演講就是「短講」。如果再以賽跑來比喻,30分鐘的演講,我稱它為「800公尺中長跑徑賽」;而7分鐘的演講,我稱它為「100公尺短跑徑賽」。

中長跑徑賽的選手可能不會在一開始就拚命往前衝,他們會有體力調解與戰術運用,但如果將這個規則拿來100公尺短跑徑賽,可能就不適用了,因為短跑競賽的成敗就在一瞬間,選手必須全力衝刺,最重要的還必須精準地計算每個步伐

越短的演講,越難準備。就像短跑,精準地計算每個步伐。

越短的演講,越難準備。就像短跑,精準地計算每個步伐。

 

100公尺短跑在非常短的時間之內就會決定勝負,因此選手的每一個步伐都必須非常「精算」,與自己無關,與目標無關的細節都將被捨棄,只留下能發揮最大功效者。而這其中心法,可再用 日本作家 山下英子 的著作《斷捨離:斷絕不需要的東西,捨棄多餘的廢物,脫離對物品的執著》作進一步闡述。

書中提及:到底什麼是「斷捨離」?其實「斷捨離」很簡單,只需要以「自己」而不是「物品」為主角,去思考什麼東西是「最適合現在的自己」以及「讓自己感到最愉快,也最常用」?只要不符合這個標準的物品就請淘汰。「斷捨離」是藉由對物品進行「減法」來為自己的生活加分。在每個當下都只使用最少量,但最好、最適合自己的東西

斷捨離

斷捨離

 

延伸「斷捨離」概念至簡報設計上,我們就很容易理解「捨棄」的標準。我們要思考什麼是「最適合當下的聽眾與自己」以及「讓人感到最愉快,也最適用」?只要不符合這個標準的訊息就請淘汰。雖然花很多時間設計了一張精美的幻燈片,但因為與目標不符,所以捨棄;原本有一個故事很有趣,但無法讓主題更鮮明,所以捨棄;原本有個概念要說明,但在有限時間下可能造成負擔,所以捨棄。割捨,對講者是殘忍,但對聽眾卻是一種慈悲

在那場簡報中,最後一張幻燈片我捨棄不放映,這也是我在上台前 5分鐘才做的決定。我先在自己的「腦內小劇場」模擬了一遍,發現用行動的表演,情感的效果會更勝最後一張幻燈片。所以在最後,我就手動關掉了投影機,讓聽眾的焦點可以集中在台上的表演,並專心聆聽我的故事。

我在簡報的最後說一個文旦柚農的故事,(請參考《人人可以策展的時代》一文後半段),在說這個故事之前,我請當天分享的三位講者一同上台,分別是 佳宏、Lisa、玉容,Lisa 站中間,三個人手牽著手,接著才開始說文旦柚農的故事。三位講者比喻成三棵柚子樹,中間的 Lisa 代表本質優良的文旦柚,手牽手代表的是「接枝」,透過相互賞識+彼此合作,創造一個 共享、共生、共創的生態圈。演講的最後,我們四個人手牽手向大家鞠躬答謝,圓滿落幕。

幸福行動家同學會 - 第一顆種子(分享者)
左起:佳宏、永錫老師ChrisLisa玉容

最後,很感謝 張永錫 老師建議我將 30分鐘濃縮為 7分鐘,這份簡報我改了不下10遍,每一次的修改都在做刪減的動作,但也因為這樣,我才能強迫自己將演講濃縮成菁華,也很開心自己能圓滿達成任務。

 

本文章歡迎轉載,請註明出處【簡報。小學堂

本文封面圖片出處:Joao.bud

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