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Posted on 一月 17, 2013 in Keynote, 簡報技巧 | 0 comments

正式簡報前的四個準備要點

天有不測風雲」是筆者在上台簡報前,感覺最深刻的一句話,投影畫面出不來、字型跑掉或影片無法播放,這些看似微小的突發狀況,都足以讓人捏一把冷汗。因為過去這些慘痛的經驗,所以在簡報前,筆者一定會提醒自己:「多一分準備,就多一分保障」,以下提供四項簡報前的準備重點。

 

一、匯出其他格式的簡報檔案

為了避免簡報現場的電腦無法正常播放的狀況(例如沒有安裝Keynote或字型),通常比較保險的方式就是攜帶自己的筆記型電腦。但有時候所攜帶的筆記型電腦,可能也會遇到突發狀況,例如最常發生的就是投影畫面出不來。在逼不得已必須換電腦的情況下,就會面對簡報軟體字型影音播放等相容性問題。

在 筆者過去的經驗中,簡報現場提供的通常是Windows電腦,而且上面大多是安裝PowerPoint簡報軟體而不會安裝Keynote(因為沒有 Windows版),所以為了保險起見,在完成Keynote簡報時,筆者還會另外將它匯出成PowerPoint文件格式。但要注意的是,將 Keynote輸出成PowerPoint時,有些字型、版面與動態特效會跑掉,因此建議在檔案匯出後,再找另一台有安裝PowerPoint的電腦進行測試與調整。匯出成PowerPoint文件後,請再利用 在檔案內嵌字型 功能將字型打包在簡報中,雖然整體檔案容量會增加,但卻可以避免字型跑掉的問題。

有時候,筆者甚至會再將簡報匯出成PDF文件影像格式,因為簡報現場的電腦也可能沒有安裝PowerPoint或是您要的字型,將Keynote匯出成PDF或影像,可以確保版面與字型不會跑位,它是簡報最後的一份保障。但缺點是,所有的構件特效都會失效。

在Windows電腦上也可能沒有安裝PDF播放器,因此我會再準備另一套免費且免安裝的PDF檢視軟體「Foxit Reader」。它的檔案輕巧而方便攜帶,只要在第一次執行時點選兩下Foxit Reader.exe,接下來該電腦就可以播放PDF。(官方網站

 

二、確保影片可以播放

如果您的Keynote簡報有使用影片(通常是支援QuickTime播放器的影片),在匯出成PowerPoint文件後,請記得將影片的資料夾也一併複製,這樣影片在簡報中才有辦法正常顯示。另外,還得注意簡報的電腦是否有安裝合適的影片播放器,建議可以到Apple 官方網站下載 QuickTime播放器,隨身攜帶以備不時之需。

Apple Quick Time

Apple Quick Time

 

三、將簡報檔案備份到多個地方

為了可以將簡報轉換到另外一台電腦,將檔案備份到隨身碟是必要的。建議將匯出的所有格式簡報、多媒體影音與獨立安裝字型檔,全部整理在一個獨立的資料夾,方便攜帶與管理。

另外,如果您有使用無線上網,將檔案存放到網路上也是一個備份的好方法。檔案容量不大,可以將檔案傳送到自己的電子信箱;如果檔案比較大,就可以考慮使用網路硬碟(例如 Dropbox),或是使用Apple公司的 iCloud 雲端文件服務(不過只限上傳Keynote 『09與PowerPoint檔案格式)。

iCloud.com

iCloud.com

 

四、儘量提早到達簡報現場

上述的事前準備,只能預防一些已知狀況發生,通常簡報現場的突發狀況會比預期的還要多,許多簡報專家都建議講者提早到達現場,這樣可以提早測試外接設備,並有時間排除問題或尋求替代方案。就筆者的簡報經驗,Mac電腦在外接設備的支援度,往往沒有PC電腦來得好,筆者就曾花了十五分鐘還無法解決Mac電腦投影的問題。因此,可以的話儘量提早三十至六十分鐘到達簡報現場,並完成所有外接設備的測試

提早把技術性問題處理完,剩下的時間也可以與主辦單位或現場的聽眾進行交流。透過簡報前與聽眾的談話,可以進一步驗證您對聽眾的瞭解是否有落差,並從中瞭解他們對於演講主題的看法。如果覺得剛剛的聊天內容不錯,甚至可以馬上加入簡報,讓聽眾感覺您瞭解他們的需求,並增加演說的互動性。

 

俗話說:「行百里,半九十」,花了許多心力來構思、設計與排練簡報,最終的成果驗收就決定在上台那一刻。所有的講者都希望呈現最完美的演出,但就算再有經驗的講者,面對上台還是會緊張,而且在陌生的簡報環境,遇到突發狀況是很常見的,如果沒有做好事前準備,常會讓講者手忙腳亂,甚至影響整場簡報的品質。所以,在您正式上台前,請不厭其煩地做好檢查項目,Chris 相信這樣的時間投資,絕對會讓您的簡報更加從容與專業

本文章收錄在《Keynote 關鍵報告》一書中,歡迎轉載,請註明出處【簡報。小學堂

本文封面圖片出處:Air Combat Command

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